Je travaille régulièrement avec des institutions du secteur social et médico-social qui souhaitent être accompagnées pour la mise en place du DUU. Il s’agit de former et d’accompagner un groupe de travail en charge de la mise en place de ce nouvel outil. Ce groupe rassemble idéalement des représentants de  l’ensemble des établissements et services et catégories socio-professionnelles de l’établissement. Les enjeux sont importants car il s’agit de donner naissance à un outil conforme au cadre légal, qui facilitera l’accompagnement pluridisciplinaire.

Un double impératif

Il s’agit pour moi de  permettre à ce groupe de comprendre le cadre légal– à quelles obligations sommes-nous soumis- et de régler des questions pratiques : Que faut-il consigner ? Comment archiver le DUU ? Comment accèdera-t-on aux différents sous dossiers ? Savoir que faire des classeurs de liaison, du journal de bord ? Comment les personnes accompagnées auront-t-elles accès à leur dossier ? Qu’en sera-t-il de ses représentants légaux ? Comment sera réglée la question du secret professionnel ?  Comment fera t’on coexister un dossier papier et dossier informatisé ?

Améliorer la transmission plutôt que l’appauvrir

S’il s’agit d’homogénéiser et de rationaliser l’accès aux transmissions écrites, le travail consiste pour moi à accompagner le groupe à cerner l’ensemble des pratiques d’écriture existantes dans son établissement et faire en sorte que chacune d’entre elles trouvent sa place dans le nouveau DUU. Si le passage au DUU, amène inévitablement le groupe à se projeter dans une évolution des pratiques d’écriture, ill faudra éviter qu’il ait pour conséquence un appauvrissement des transmissions écrites.

Se doter d’un outil informatique adapté

L’achat d’un logiciel auprès d’un éditeur adaptées aux pratiques des ESMS ne règle pas toutes les questions. Le passage au DUU améliorera la transmission d’informations écrites à condition que l’outil choisi soit adapté, accessible. Cela peut paraitre idiot, mais si on ne dote pas de tablettes un service d’accompagnement à domicile, le passage au DUU informatisé entrainera inévitablement une baisse de la consignation écrite.

Former les utilisateurs

Il me parait essentiel que les professionnels  « utilisateurs » soient formés aux enjeux du DUU et l’utilisation de l’outil informatique. Il y a la notice technique de l’éditeur de logiciel qui doit être comprise mais on doit pouvoir aussi s’appuyer sur une charte d’utilisation qui règle l’ensemble des règles de constitution, d’accès, d’archivage.

Formaliser des documents autour de l’utilisation du DUU

La rédaction d’une charte d’utilisation, de  procédures d’accès usager et d’archivage est essentielle pour une mise en place sans accroc. Ces documents vont permettre à chacun de comprendre les enjeux et les choix groupe de travail. Ce dernier n’a donc  fini sa mission que quand il aura diffusé  les informations utiles  à la mise en place du DUU. C’est souvent cette étape qui est négligée dans les institutions ; sans elle, quand bien même le groupe de travail aura fourni un travail de qualité, il n’est pas rare que les professionnels utilisateurs se sentent dépassés par l’utilisation du DUU, voir même hostiles à sa mise en place

Si la mise en place du DUU constitue un chantier d’envergure, je suis convaincue de son utilité quand  l’outil mis en place est adapté aux réalités de travail de l’institution.

Géraldine Chapurlat , Formatrice Consultante Formanéo 30 juillet 2020